جدولة البث
جدولة البث في uAuditor تتيح للمسؤولين نشر الإعلانات تلقائيًا في تاريخ ووقت محددين مسبقًا. يساعد ذلك المؤسسات على تنسيق التواصل مع الجداول التشغيلية، وإطلاقات التدريب، وتحديثات السياسات، وإشعارات الامتثال عبر المواقع المختلفة 📅
تضمن الرسائل المجدولة وصول الرسائل المهمة في الوقت المناسب دون الحاجة إلى النشر اليدوي.
متى يتم جدولة البث
تكون جدولة البث مفيدة عندما:
- الإعلان عن تغييرات مستقبلية في السياسات
- التحضير لتحديثات إجراءات التفتيش
- تنسيق رسائل التدريب
- إرسال تذكيرات قبل عمليات التدقيق
- نشر التنبيهات التشغيلية قبل الأحداث
- مواءمة التواصل مع جداول الورديات
- تقديم التحديثات عبر مناطق زمنية متعددة
يساعد ذلك الفرق على استلام المعلومات في الوقت المناسب تمامًا عند الحاجة.
كيفية جدولة البث
لجدولة البث:
- افتح وحدة البثوث
- اختر "إدارة البثوث"
- اضغط على "إنشاء بث"
- أدخل عنوان البث ووصفه
- اختر المواقع المستهدفة و/أو المستخدمين
- اضبط إعدادات تأكيد الاستلام والتعليقات إذا لزم الأمر
- إرفاق المستندات الداعمة (اختياري)
- اختر “جدولة”
- اختر التاريخ والوقت المطلوبين
- اضغط حفظ أو نشر
سيتم إرسال البث تلقائيًا في الوقت المحدد.
تعديل البث المجدول
قبل نشر البث المجدول، يمكن للمسؤولين:
- تعديل محتوى الرسالة
- تغيير المستلمين
- تحديث المرفقات.
- تعديل متطلبات تأكيد الاستلام
- تفعيل أو إيقاف التعليقات
- تعديل تاريخ ووقت النشر
يضمن ذلك بقاء الإعلانات المجدولة دقيقة قبل الإرسال.
ماذا يحدث عند وصول الوقت المحدد للنشر
في الوقت المحدد:
- يتم نشر البث تلقائيًا.
- يتلقى المستلمون إشعارات (إذا كانت مفعّلة).
- يظهر البث في “بثاتي”.
- يبدأ تتبّع تأكيد الاستلام (إذا كان مطلوبًا).
- تصبح التعليقات متاحة إذا كانت مفعّلة.
لا يتطلب أي إجراء يدوي بعد الجدولة.
مراقبة تسليم البث المجدول
بعد النشر، يمكن للمسؤولين تتبّع:
- من قام بعرض البث
- من قام بتأكيد الاطلاع عليها
- التعليقات والردود
- نشاط التفاعل عبر المواقع المختلفة
يضمن ذلك إمكانية التحقق من فعالية التواصل.
مثال على حالة استخدام
مثال توضيحي:
يقوم مدير الامتثال بإعداد بث يعلن عن تحديث متطلبات التفتيش التي ستدخل حيز التنفيذ الأسبوع القادم.
يقوم المدير بما يلي:
- يقوم بجدولة البث للنشر في اليوم السابق لبدء تطبيق الإجراءات.
- يقوم بإرفاق المستندات الداعمة.
- ويشترط تأكيد الاستلام من المشرفين.
يضمن ذلك إبلاغ جميع المواقع قبل دخول التغيير حيز التنفيذ.
أفضل الممارسات لجدولة البث
لجدولة البث بشكل فعّال:
- مواءمة توقيت النشر مع المراحل التشغيلية.
- جدولة التذكيرات قبل المواعيد النهائية المهمة.
- إرفاق المستندات الداعمة مسبقًا.
- اشتراط تأكيد الاستلام للتحديثات المتعلقة بالامتثال.
- مراجعة البث المجدول قبل وقت النشر.
تساعد جدولة البث المؤسسات على إيصال التواصل في الوقت المناسب وضمان وصول التحديثات التشغيلية إلى الفرق في اللحظة المناسبة عبر جميع المواقع.
