إنشاء إجراء
يتيح إنشاء إجراء في uAuditor للمستخدمين تعيين مهام تصحيحية لأعضاء الفريق ومتابعة تقدمها حتى الاكتمال. تساعد الإجراءات في ضمان معالجة المشكلات التي يتم تحديدها أثناء عمليات التفتيش أو التشغيل اليومي بشكل سريع ومتسق.
يمكن إنشاء الإجراءات يدويًا من وحدة الإجراءات أو تلقائيًا من عناصر التفتيش غير الناجحة (في حال تم تفعيل التعيين التلقائي).
متى يتم إنشاء إجراء
يُفضّل إنشاء إجراء في الحالات التالية:
- عند فشل أحد عناصر التفتيش
- عند تحديد مشكلة تتعلق بالسلامة
- عند حاجة المعدات إلى صيانة
- عند اكتشاف فجوة في الامتثال
- عند الحاجة إلى تعيين مهمة متابعة
- عند الحاجة إلى تحسين تشغيلي
إنشاء الإجراءات يضمن توثيق المشكلات ومعالجتها ضمن سير عمل منظم.
كيفية إنشاء إجراء
لإنشاء إجراء جديد:
- افتح وحدة الإجراءات
- اضغط على إنشاء إجراء
- أدخل عنوان الإجراء
- أضف وصفًا (اختياري ولكن يُنصح به)
- اختر مستوى الأولوية
- قم بتعيين الإجراء إلى مستخدم معين
- اختر الموقع أو المعدّة إذا كان ذلك مناسبًا
- حدد تاريخ الاستحقاق
- أضف المتابعين إذا لزم الأمر
- اضغط حفظ
يصبح الإجراء مرئيًا فورًا للمستخدم المعيّن.
المعلومات المطلوبة عند إنشاء إجراء
اعتمادًا على إعدادات النظام، قد تكون بعض الحقول إلزامية قبل حفظ الإجراء.
تشمل الحقول الإلزامية عادةً:
- عنوان الإجراء.
- المكلّف بالإجراء
- تاريخ الاستحقاق.
- الموقع (إذا كانت صلاحيات الوصول تعتمد على الموقع)
قد يفرض المسؤولون أيضًا متطلبات اختيارية مثل إرفاق الوسائط أو إضافة الوصف.
تحديد أولوية الإجراء
تساعد الأولوية الفرق على فهم مدى إلحاح الإجراء.
تشمل أمثلة الأولويات الشائعة ما يلي:
- عالية — تتطلب معالجة فورية
- متوسطة — يُفترض إنجازها قريبًا
- منخفضة — مهمة متابعة روتينية
يساعد استخدام الأولويات على تحسين تخطيط عبء العمل بين الفرق.
تعيين المستخدم المسؤول
يجب أن يكون لكل إجراء مستخدم مسؤول مُعيَّن يُتوقع منه معالجة المشكلة.
يمكنك تعيين الإجراءات إلى:
- مستخدمين محددين
- مدراء المواقع
- الأدوار المسؤولة المحددة مسبقًا (حسب إعدادات النظام)
التعيين الواضح يضمن المساءلة.
ربط الإجراءات بالمواقع أو المعدات
يمكن ربط الإجراءات بـ:
- الفروع أو المواقع
- الأصول أو المعدات
- عناصر التفتيش (عند إنشائها من عمليات التفتيش)
يساعد ربط الإجراءات على تحسين التتبع ودقة التقارير.
إضافة متابعين إلى الإجراء
المتابعون هم مستخدمون لديهم صلاحية الاطلاع على الإجراء دون أن يكونوا مسؤولين عن تنفيذه.
يمكن للمتابعين:
- متابعة التقدم
- تلقي التحديثات
- مراجعة الأدلة الداعمة
- المشاركة في المناقشات
يساعد ذلك المشرفين على البقاء على اطلاع دون إدارة المهمة بشكل مباشر.
ماذا يحدث بعد إنشاء إجراء
بمجرد إنشائه:
- يحصل المستخدم المعيَّن على إمكانية الاطلاع على الإجراء
- يظهر الإجراء في وحدة الإجراءات
- يبدأ العد التنازلي لتاريخ الاستحقاق
- يبدأ تتبع الحالة تلقائيًا
- يتلقى المتابعون التحديثات إذا تم تفعيل ذلك
يبقى الإجراء نشطًا حتى يتم إكماله أو تحديثه.
أفضل الممارسات لإنشاء الإجراءات
لإنشاء إجراءات فعّالة:
- استخدم عناوين واضحة ووصفية
- قم بتعيين الإجراءات للمستخدم المسؤول الصحيح
- تحديد مواعيد استحقاق واقعية.
- أضف سياقًا داعمًا في الوصف
- أرفق الأدلة عند توفرها
إنشاء إجراءات محددة بشكل واضح يساعد على ضمان سرعة حل المشكلات وتعزيز المتابعة التشغيلية عبر المواقع.
