تحديد فترات التفتيش

تحدد فترات التفتيش في uAuditor مدى تكرار إنشاء مهام التفتيش تلقائيًا للمفتشين المعيّنين. يساعد اختيار الفترة المناسبة على ضمان تنفيذ عمليات التفتيش بشكل منتظم ومتسق بما يتوافق مع سير العمل التشغيلي عبر المواقع.

يتم ضبط فترات التفتيش عند إنشاء أو تعديل الجدولة، وتُطبَّق فقط على المهام التي سيتم إنشاؤها مستقبلًا.

أنواع فترات التفتيش المتاحة

يدعم uAuditor عدة خيارات لفترات الجدولة لتناسب مختلف الاحتياجات التشغيلية:

• يوميًا
  • ينشئ مهام تفتيش يوميًا في وقت محدد.
• أسبوعيًا
  • ينشئ مهام التفتيش في أيام الأسبوع المحددة في وقت معين.
• شهريًا
  • ينشئ مهام التفتيش في يوم محدد من كل شهر.
• سنوياً
  • ينشئ مهام التفتيش في تاريخ محدد كل سنة.
• حسب
  • ينشئ مهام التفتيش في أيام الأسبوع المحددة مع توقيت مرن.

اختيار الفترة المناسبة يساعد على الحفاظ على تغطية تفتيش متسقة.

تعيين فترة يومية

تُعد الفترة اليومية مناسبة لعمليات التفتيش التي يجب تنفيذها كل يوم عمل.

عند إعداد الفترة اليومية:

• اختر وقت البدء.
• يتم إنشاء المهام مرة واحدة كل 24 ساعة.
• يتلقى المفتشون التعيينات المتكررة تلقائيًا.

تُستخدم الجداول اليومية عادةً في إجراءات النظافة والسلامة وعمليات الفتح أو الإغلاق.

تعيين فترة أسبوعية

تتيح الفترة الأسبوعية تنفيذ عمليات التفتيش في أيام أسبوع محددة.

عند إعداد الفترة الأسبوعية:

• اختر يومًا واحدًا أو أكثر من أيام الأسبوع.
• حدد وقت التعيين.
• تتكرر المهام أسبوعيًا في الأيام المحددة.

تُعد هذه الفترة مفيدة لمراجعات العمليات الروتينية وعمليات فحص الامتثال الدورية.

تعيين فترة شهرية

تقوم الفترة الشهرية بتعيين عمليات التفتيش في يوم محدد من كل شهر.

عند إعداد الفترة الشهرية:

• اختر رقم اليوم (مثل اليوم الأول أو الخامس عشر).
• حدد وقت التعيين.
• تتكرر المهام شهريًا في التاريخ المحدد.

تُستخدم الفترات الشهرية عادةً في فحوصات المعدات ومراجعات الأداء.

تعيين فترة سنوية

تقوم الفترة السنوية بتعيين عمليات التفتيش مرة واحدة كل سنة في تاريخ محدد.

عند إعداد الفترة السنوية:

• اختر الشهر.
• اختر اليوم.
• حدد وقت التعيين.

تُستخدم الجداول السنوية عادةً في فحوصات الاعتماد أو تدقيقات الامتثال السنوية.

تعيين فترة مخصصة

تتيح الفترة المخصصة جدولة أكثر مرونة من خلال اختيار أيام أسبوع محددة.

عند إعداد الفترة المخصصة:

• اختر يومًا واحدًا أو أكثر من أيام الأسبوع.
• حدد وقت التعيين لكل يوم تم اختياره.
• تتكرر المهام أسبوعيًا وفق الإعدادات المحددة.

تدعم الجدولة المخصصة العمليات التشغيلية المعقدة عبر المواقع المختلفة.

كيف تؤثر أوقات التعيين على الفترات

يحدد وقت التعيين متى تظهر مهام التفتيش في وحدة المهام.

على سبيل المثال:

• تتوفر مهمة مجدولة الساعة 9:00 صباحًا عند ذلك الوقت.
• يتم تشغيل الإشعارات بناءً على وقت التعيين هذا إذا كانت مفعّلة.
• يمكن للمفتشين بدء عملية التفتيش فور التعيين.

يؤدي ضبط الوقت الصحيح إلى مواءمة عمليات التفتيش مع ساعات العمل.

تحديث فترات التفتيش

يمكن تحديث فترات التفتيش في أي وقت من خلال تعديل الجدولة.

بعد تحديث الفترة:

• تتبع المهام المستقبلية التوقيت الجديد.
• تظل المهام الحالية دون تغيير.
• لا تتأثر عمليات التفتيش المكتملة.

وهذا يتيح للجدولة التكيف مع تغيّر الاحتياجات التشغيلية.

أفضل الممارسات لتعيين فترات التفتيش

لإعداد فترات تفتيش فعّالة:

• قم بمواءمة توقيت التفتيش مع سير العمل التشغيلي.
• تجنب جدولة عمليات التفتيش خارج ساعات العمل.
• اختر تكرارات واقعية تناسب المفتشين.
• مراجعة عمليات التفتيش التي تم تفويتها بشكل منتظم
• قم بتعديل الفترات مع تطوّر المسؤوليات.

تساعد الفترات المُهيأة بشكل جيد على الحفاظ على تنفيذ متسق لعمليات التفتيش عبر المؤسسة.