عرض تقرير عملية التفتيش
توفر تقارير التفتيش في uAuditor ملخصًا شاملًا لنتائج التفتيش، بما في ذلك إجابات قوائم التحقق، والدرجات، والبنود التي لم تجتَز، والأدلة الداعمة.
يمكن للمستخدمين فتح تقارير التفتيش من عدة أقسام داخل المنصة لمراجعة الأداء التشغيلي، والتحقق من حالات الالتزام، ومتابعة المشكلات التي تم رصدها.
أين يمكن الوصول إلى تقارير التفتيش
يمكنك فتح تقرير التفتيش من:
- قائمة عمليات التفتيش
- وحدة المهام (لعمليات التفتيش المجدولة)
- قسم آخر عمليات التفتيش في لوحة التحكم
- عروض التحليلات والتقارير (حسب الصلاحيات)
يعتمد الوصول إلى التقارير على الدور المخصص لك وصلاحيات الموقع.
كيفية فتح تقرير التفتيش من قائمة عمليات التفتيش
لعرض تقرير من وحدة عمليات التفتيش:
- انتقل إلى عمليات التفتيش
- حدّد عملية التفتيش من القائمة
- انقر على قائمة الخيارات (النقاط الثلاث)
- اختر عرض التقرير
يتم فتح التقرير مباشرة مع عرض جميع تفاصيل التفتيش.
المعلومات المتوفرة داخل التقرير
يتضمن تقرير التفتيش عادةً:
- اسم عملية التفتيش
- اسم النموذج.
- حالة عملية التفتيش
- اسم المفتش
- الموقع أو الفرع
- تاريخ ووقت الإكمال
- إجابات قوائم التدقيق
- البنود المخفقة
- درجة التقييم
- وسائط الأدلة المرفقة
- الإجراءات التصحيحية المرتبطة (إن وجدت)
يوفر هذا نظرة تشغيلية شاملة على عملية التفتيش.
مراجعة إجابات قائمة التحقق
داخل التقرير، يمكنك مراجعة إجابات كل سؤال في قائمة التحقق.
يساعد هذا المستخدمين على:
- التأكد من دقة التفتيش
- التحقق من الإجراءات التي تم إكمالها
- تحديد الإجابات غير الناجحة
- مراجعة مدخلات المفتش
- فهم نتائج التفتيش بشكل واضح
تظهر الإجابات بنفس التنسيق المهيكل المستخدم في القالب أثناء عملية التفتيش.
تحديد البنود التي لم تجتَز
يتم تمييز الإجابات غير الناجحة بشكل واضح داخل التقرير.
يتيح هذا للمشرفين:
- اكتشاف مشكلات الالتزام بسرعة
- تحديد أولويات الإجراءات التصحيحية
- مراقبة المشكلات المتكررة
- مراجعة مناطق المخاطر عبر المواقع المختلفة
غالبًا ما ترتبط البنود غير الناجحة مباشرةً بسير عمل المتابعة.
عرض مرفقات الأدلة
تعرض تقارير التفتيش جميع الوسائط الداعمة التي تم التقاطها أثناء عمليات التفتيش، بما في ذلك:
- الصور.
- الفيديوهات.
- المستندات المرفوعة
- المرفقات المرتبطة بأسئلة قائمة التحقق
تعزز الأدلة شفافية التقرير وتدعم متطلبات توثيق التدقيق.
فهم درجات التفتيش في التقارير
تلخّص درجات التفتيش الأداء بناءً على إعدادات القالب وإجابات قائمة التحقق.
تساعد الدرجات المديرين على:
- تقييم الجودة التشغيلية
- مقارنة أداء الفروع
- متابعة مستوى الامتثال التشغيلي
- تتبّع التحسينات مع مرور الوقت
يتم احتساب الدرجات تلقائيًا عند اكتمال عمليات التفتيش.
عرض التقارير المرتبطة بالمهام المجدولة
إذا تم إنشاء التفتيش من مهمة مجدولة:
- يبقى التقرير مرتبطًا بتلك المهمة.
- يتم تحديث حالة المهمة تلقائيًا.
- يمكن للمشرفين مراجعة وقت الإكمال والنتائج معًا.
يساعد هذا في الحفاظ على وضوح سير عمل عمليات التفتيش المجدولة.
من يمكنه عرض تقارير التفتيش
يعتمد الوصول إلى تقارير التفتيش على إعدادات الدور الوظيفي.
قد يتمكن المستخدمون من:
- عرض التقارير للمواقع المخصصة لهم
- عرض التقارير التي قاموا بإنشائها
- عرض التقارير المخصصة لهم
- عرض جميع التقارير عبر المؤسسة (للمديرين)
إذا لم يكن التقرير ظاهرًا، فقد يكون الوصول إليه مقيدًا حسب الصلاحيات.
أفضل الممارسات لمراجعة تقارير التفتيش
لاستخدام تقارير التفتيش بشكل فعّال:
- مراجعة التقارير مباشرة بعد اكتمال عمليات التفتيش
- التركيز أولًا على الإجابات غير الناجحة
- التحقق من إرفاق الأدلة المطلوبة
- مراقبة أنماط درجات التفتيش
- متابعة الإجراءات التصحيحية فورًا
تُحسّن المراجعة الدورية للتقارير وضوح العمليات التشغيلية وتدعم أداء جودة متسق عبر المواقع المختلفة.
