فهم الإجراءات
الإجراءات في uAuditor هي مهام تصحيحية تُنشأ لحل المشكلات التي تظهر أثناء التفتيشات أو تُعيَّن يدويًا لأعضاء الفريق. تساعد على معالجة المشكلات بسرعة، وتتبعها مركزيًا، وإنجازها ضمن الوقت المحدد.
تدعم الإجراءات المساءلة عبر المواقع من خلال تحويل نتائج التفتيش إلى أعمال متابعة منظمة.
ما هو الإجراء؟
الإجراء هو مهمة تُسند إلى مستخدم لإصلاح أو التحقق أو تحسين شيء تم تحديده أثناء العمليات.
يمكن أن تتضمن الإجراءات ما يلي:
- معالجة عناصر التفتيش غير المطابقة.
- تصحيح مخاطر السلامة.
- إصلاح أعطال المعدات.
- إكمال أنشطة الصيانة.
- متابعة فجوات الالتزام.
- معالجة الملاحظات التشغيلية.
يتضمن كل إجراء مُكلَّف مسؤول، وموعد نهائي، وحالة لتتبع التقدم.
كيفية إنشاء الإجراءات
يمكن إنشاء الإجراءات في uAuditor بطريقتين رئيسيتين:
تلقائيًا من عمليات التفتيش
عند تفعيل ذلك في إعدادات تكوين الإجراءات، يمكن للنظام إنشاء إجراءات تلقائيًا عند وجود استجابات تفتيش غير مطابقة.
يدويًا بواسطة المستخدمين
يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحيات إنشاء إجراءات مباشرة من وحدة الإجراءات لتعيين مهام خارج عمليات التفتيش.
تضمن كلتا الطريقتين تتبع المشكلات بشكل متسق.
أماكن ظهور الإجراءات
تتوفر الإجراءات داخل وحدة الإجراءات، حيث يمكن للمستخدمين:
- عرض الإجراءات المعيّنة
- متابعة تقدم الإنجاز.
- تحديث حالة الإجراء.
- رفع الأدلة الداعمة.
- التواصل من خلال التعليقات.
- مراجعة سجل الأنشطة.
لا يرى المستخدمون سوى الإجراءات المسموح لهم بالوصول إليها بناءً على الأدوار وصلاحيات المواقع.
المعلومات المتضمنة في الإجراء
يتضمن كل إجراء عادةً ما يلي:
- عنوان الإجراء.
- الوصف.
- مستوى الأولوية.
- المستخدم المُكلّف.
- التفتيش المرتبط (إن وُجد).
- مرجع الموقع أو المعدّات.
- تاريخ الإنشاء
- تاريخ الاستحقاق.
- تاريخ التنفيذ
- المراقبون (اختياريون).
- المرفقات أو الأدلة الداعمة.
تساعد هذه المعلومات المنظمة الفرق على إدارة أعمال المتابعة بكفاءة.
تتبع حالة الإجراءات
تمر الإجراءات بمراحل مختلفة من الحالات خلال دورة حياتها.
تشمل الحالات الشائعة ما يلي:
- افتح
- قيد التنفيذ
- مكتمل
- مغلق (حسب إعدادات سير العمل).
يساعد تتبع الحالة المشرفين على مراقبة تقدم معالجة الإجراءات عبر الفرق.
ربط الإجراءات بالتفتيشات
تبقى الإجراءات التي يتم إنشاؤها من عمليات التفتيش مرتبطة بعنصر التفتيش الأصلي.
يتيح ذلك للمستخدمين ما يلي:
- تتبع مصدر المشكلة.
- مراجعة الأدلة التي تم جمعها أثناء التفتيش.
- التحقق من الخطوات التصحيحية.
- تأكيد حل المشكلة.
يسهم ربط الإجراءات بالتفتيشات في تحسين قابلية تتبع العمليات.
لماذا تُعد الإجراءات مهمة
تساعد الإجراءات المؤسسات على:
- حل المشكلات بشكل أسرع.
- تحسين الانضباط في متابعة التفتيشات.
- زيادة مستوى المساءلة بين الفرق.
- منع تكرار حالات الفشل.
- تتبع الأعمال التصحيحية بشكل مركزي.
- دعم توثيق الالتزام.
تضمن الإجراءات أن تؤدي عمليات التفتيش إلى تحسينات قابلة للقياس بدلًا من مجرد ملاحظات فقط.
أفضل الممارسات لاستخدام الإجراءات
لإدارة الإجراءات بشكل فعّال:
- تعيين الإجراءات فور تحديد المشكلات.
- تحديد مواعيد استحقاق واقعية.
- إرفاق الأدلة الداعمة عند الحاجة.
- مراقبة الإجراءات المتأخرة بشكل منتظم.
- مراجعة أداء الإكمال عبر المواقع المختلفة.
يساهم الاستخدام المستمر للإجراءات في الحفاظ على جودة العمليات، ويضمن حل المشكلات التي يتم تحديدها أثناء عمليات التفتيش بطريقة منظمة وقابلة للتتبع.
