إكمال الإجراء
إكمال إجراء في uAuditor يعني إنه تم حل المهمة التصحيحية بنجاح. بمجرد الإكمال، يتم تحديث حالة الإجراء تلقائيًا ويكون متاحًا للمراجعة في التقارير وسجلات النشاط
إكمال الإجراءات في الوقت المناسب يساعد الجهات على الحفاظ على جودة التشغيل ويضمن معالجة ملاحظات التفتيش بشكل صحيح.
متى يتم إكمال الإجراء
يتم تحديد الإجراء كمكتمل عندما:
- تم حل المشكلة المبلّغ عنها
- تم تنفيذ الإجراءات التصحيحية
- تم إرفاق الأدلة المطلوبة (إذا كانت مفعّلة)
- تم التحقق من الحل من قبل المستخدم المسؤول
إكمال الإجراءات يضمن تتبّع دقيق لحل المشكلات عبر المواقع المختلفة.
كيفية إكمال الإجراء
لإكمال الإجراء:
- افتح وحدة الإجراءات
- تحديد موقع الإجراء المُسند
- حدد الإجراء لفتح تفاصيله
- تحديث الحالة إلى "مكتمل"
- إضافة الأدلة الداعمة إذا كانت مطلوبة
- حفظ التحديث
بمجرد الحفظ، يتم تغيير حالة الإجراء فورًا.
إضافة الأدلة قبل الإكمال
بناءً على إعدادات النظام، قد يُطلب من المستخدمين إرفاق الأدلة قبل إكمال الإجراء.
أمثلة على الأدلة الداعمة تشمل:
- صور للمشكلة بعد حلّها
- صور تأكيد أعمال الصيانة
- مستندات أو تقارير
- لقطات شاشة للتأكيد
- تعليقات توضح الإجراءات التصحيحية
الأدلة تساعد المشرفين على التأكد من أنه تم التعامل مع المشكلة بشكل صحيح.
إكمال الإجراءات المرتبطة بعمليات التفتيش
إذا تم إنشاء الإجراء نتيجة فشل في التفتيش:
- يبقى الإجراء مرتبطًا ببند التفتيش الأصلي.
- أدلة الحل تدعم سجل التفتيش.
- يمكن للمشرفين مراجعة كل من التفتيش والإجراء معًا.
هذا يعزز إمكانية تتبّع سير إجراءات المعالجة بشكل أفضل.
إكمال الإجراءات بعد تاريخ الاستحقاق
إذا تم إكمال الإجراء بعد تاريخ الاستحقاق:
- يبقى الإجراء مُعلّم كـ "مكتمل".
- يمكن للمشرفين تحديد التأخير من خلال الطوابع الزمنية.
- يسجّل سجل النشاط وقت الإكمال.
حتى لو تم الإكمال متأخرًا، يظل ذلك يضمن أن المشكلة تم حلها وتوثيقها.
تحديثات سجل النشاط بعد الإكمال
عند إكمال الإجراء:
- يتم تسجيل وقت الإكمال.
- يتم تسجيل المستخدم الذي أكمل الإجراء.
- تكون الأدلة المرفقة مرئية للمراجعين.
- يتلقى المتابعون التحديثات (إذا كانت الإشعارات مفعّلة).
هذا يضمن الشفافية بين الفرق.
الصلاحيات المطلوبة لإكمال الإجراء
يعتمد إكمال الإجراءات على إعدادات تكوين الإجراء.
قد يُسمح بالإكمال لـ:
- المستخدمين المعيّنين
- المتعاونون
- المستخدمون حسب الموقع
- المبلّغون فقط (إذا كان هناك تقييد)
- المشرفون والمديرون.
يتم التحكم في الصلاحيات من خلال إعدادات تكوين الإجراءات.
أفضل الممارسات لإكمال الإجراءات
لإكمال الإجراءات بشكل فعّال:
- التأكد من أن المشكلة تم حلّها بالكامل قبل وضع علامة "مكتمل".
- إرفاق أدلة داعمة واضحة.
- إضافة تعليقات توضح الإجراءات التصحيحية.
- إكمال الإجراءات قبل تاريخ الاستحقاق كلما أمكن.
- مراجعة نتائج التفتيش ذات الصلة إذا كان ذلك مناسبًا.
الإكمال الصحيح للإجراءات يضمن توثيق أعمال التصحيح، وإمكانية تتبعها، ومواءمتها مع معايير جودة التشغيل.
