فهم جداول التفتيش
جداول التفتيش في uAuditor تتيح للمؤسسات تعيين عمليات تفتيش متكررة تلقائيًا للمستخدمين بناءً على فواصل زمنية محددة.
تساعد الجدولة على ضمان تنفيذ عمليات التفتيش بشكل منتظم ومتسق عبر مختلف المواقع دون الحاجة إلى تعيينها يدويًا في كل مرة.
تدعم هذه الميزة المراقبة التشغيلية المنظمة وتُحسن مستوى المساءلة بين الفرق.
ما الذي تقوم به جداول التفتيش
تقوم جداول التفتيش تلقائيًا بـ:
- إنشاء مهام التفتيش
- تعيين عمليات التفتيش إلى المستخدمين المحددين
- تحديد مواعيد الاستحقاق
- تتبع حالة الإنجاز
- تحديد عمليات التفتيش غير المنفذة
تساعد المؤسسات على توحيد وتيرة التفتيش عبر الفروع والفرق المختلفة.
لماذا نستخدم جداول التفتيش
تساعد جدولة التفتيش المؤسسات على:
- الحفاظ على إجراءات تفتيش منتظمة ومتسقة
- تقليل الحاجة لتعيين المهام يدويًا
- ضمان الالتزام بالمعايير التشغيلية
- تتبع مسؤوليات المفتشين
- كشف عمليات التفتيش المتأخرة أو التي لم يتم تنفيذها في موعدها
- تحسين وضوح تنفيذ العمليات عبر مختلف المواقع
تكون جداول التفتيش مفيدة بشكل خاص في قوائم التحقق المتكررة الخاصة بالسلامة والنظافة والعمليات التشغيلية.
كيف تعمل عمليات التفتيش المجدولة
عند إنشاء جدول تفتيش:
- يتم اختيار نموذج (قالب) للتفتيش
- يتم تعيين المفتشين
- يتم تحديد التكرار
- يتم إعداد وقت البدء (تاريخ ووقت بداية التنفيذ).
- يتم تحديد فترة الاستحقاق (فترة السماح).
بعد ذلك يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء مهام التفتيش بناءً على إعدادات الجدول.
يتلقى المستخدمون المعيّنون المهام وفقًا لإعدادات الإشعارات.
فترات الجدولة المتاحة
يدعم uAuditor عدة تكرارات للجدولة:
يوميًا
يتم تعيين المهام يوميًا في وقت محدد.
أسبوعيًا
يتم تعيين المهام في أيام الأسبوع وأوقات محددة يتم اختيارها.
شهريًا
يتم تعيين المهام في يوم محدد من كل شهر.
سنوياً
يتم تعيين المهام في شهر ويوم ووقت محدد.
حسب
يمكن تعيين المهام في أيام أسبوع محددة مع التحكم في التوقيت لكل يوم بشكل منفصل.
تتيح هذه الخيارات تخطيط عمليات التفتيش بشكل مرن عبر مختلف العمليات التشغيلية.
تعيين المستخدمين إلى عمليات التفتيش المجدولة
تتضمن الجداول المفتشين المعيّنين المسؤولين عن إتمام عمليات التفتيش.
كل مستخدم مُعيّن:
- يتلقى مهام التفتيش تلقائيًا
- يرى المهام في وحدة المهام
- يُكمل عمليات التفتيش قبل موعد الاستحقاق.
- يساهم في تتبع إكمال الجدول.
يمكن تعيين عدة مستخدمين لنفس الجدول عند الحاجة.
فهم فترة السماح
يوفر فترة السماح تحدد مدة الوقت المتاح للمستخدمين لإكمال عملية التفتيش المجدولة بعد تعيينها.
إذا تم إكمال عملية التفتيش:
- قبل الموعد النهائي → تتحول الحالة إلى "مكتمل"
- بعد الموعد النهائي → تتحول الحالة إلى "مكتمل متأخر"
- لم يتم إكمالها → تتحول الحالة إلى "مفوّت"
يساعد ذلك المؤسسات على مراقبة مستوى الالتزام بالتنفيذ.
تفعيل وإلغاء تفعيل الجداول
يمكن تفعيل الجداول أو إيقافها في أي وقت.
عند كون الجدول:
نشط
يتم إنشاء مهام التفتيش تلقائيًا بناءً على الجدول.
غير نشط
لا يتم إنشاء أي مهام جديدة حتى يتم إعادة تفعيل الجدول مرة أخرى.
تبقى سجلات التفتيش الحالية دون أي تغيير.
إعدادات الإشعارات لعمليات التفتيش المجدولة
عند إنشاء الجدول، يمكن للمسؤولين اختيار ما إذا كان المستخدمون المعيّنون سيتلقون إشعارات أم لا.
تساعد الإشعارات على:
- تذكير المفتشين بعمليات التفتيش القادمة
- تحسين معدلات الإنجاز
- تقليل عمليات التفتيش التي يتم تفويتها
- زيادة مستوى المساءلة بين الفرق.
يمكن أيضًا تشغيل الجداول بدون إشعارات إذا لم تكن مطلوبة.
من يمكنه إدارة جداول التفتيش
تعتمد إدارة جداول التفتيش على الصلاحيات الممنوحة.
يمكن للمستخدمين المصرّح لهم:
- إنشاء جداول التفتيش
- تعديل الجداول
- تفعيل الجداول أو إيقافها
- تعيين المفتشين
- تعديل التوقيت والتكرار
يتم منح الوصول عادةً للمسؤولين ومديري العمليات.
أفضل الممارسات لاستخدام جداول التفتيش
لتحقيق أقصى فعالية من الجداول:
- تعيين الجداول بناءً على الأولويات التشغيلية
- تحديد فترات زمنية واقعية للإكمال.
- مراجعة عمليات التفتيش التي تم تفويتها بشكل منتظم
- تعديل الجداول عند تغيّر سير العمل
- تفعيل الإشعارات لعمليات التفتيش الحرجة
- مراقبة أداء الإكمال عبر مختلف المواقع
تساعد الجداول المُهيأة بشكل جيد على الحفاظ على تنفيذ عمليات التفتيش بشكل متسق عبر مؤسستك.
