تفعيل الإجراءات التلقائية

يتيح إنشاء الإجراءات التلقائية في uAuditor للنظام توليد إجراءات تصحيحية بشكل تلقائي عند فشل أي بند من بنود التفتيش، مما يضمن تحويل المشكلات المكتشفة أثناء التفتيش مباشرة إلى مهام متابعة مُسجّلة دون الحاجة لإنشاء الإجراءات يدويًا.

تفعيل هذه الميزة يحسّن سرعة الاستجابة، ويعزّز المساءلة، ويضمن اتساق العمليات عبر المواقع.

ما هي الإجراءات التلقائية؟

الإجراءات التلقائية هي مهام تصحيحية ينشئها النظام عند تفعيل شروط تفتيش محددة مسبقًا، عادةً عند تسجيل نتيجة فشل في أحد بنود التفتيش.

بدلاً من إنشاء الإجراءات يدويًا بعد التفتيش، تقوم المنصة بـ:

• تكتشف بنود التفتيش التي لم تنجح.
• تنشئ إجراءات تصحيحية تلقائيًا.
• تُسند للمستخدمين المسؤولين.
• تُطبّق تواريخ الاستحقاق والأولويات.
• تتابع تقدّم الحل بشكل مركزي.

يساعد هذا على ضمان عدم تفويت أي ملاحظات أثناء التفتيش.

ليش يتم تفعيل إنشاء الإجراءات التلقائية

تفعيل الإجراءات التلقائية يساعد المؤسسات على:

• الاستجابة بشكل أسرع لنتائج الفشل في التفتيش ⚡
• تقليل الأعمال اليدوية في المتابعة.
• ضمان اتساق سير عمل الإجراءات التصحيحية.
• تحسين متابعة الامتثال.
• زيادة مستوى المساءلة بين الفرق.
• منع تكرار المشكلات التشغيلية.

يضمن أن تؤدي عمليات التفتيش مباشرة إلى تحسينات قابلة للقياس.

كيف تعمل ميزة إنشاء الإجراءات التلقائية

بمجرد تفعيل الإجراءات التلقائية:

1. يقوم المفتش بإكمال عملية التفتيش.
2. يتم تسجيل أحد الأسئلة على أنه غير ناجح.
3. يقوم النظام بإنشاء إجراء تلقائيًا.
4. يتم تعيين الإجراء بناءً على إعدادات التهيئة.
5. يتم تطبيق تاريخ استحقاق.
6. يظهر الإجراء في وحدة الإجراءات.

يمكن للمشرفين متابعة تقدّم الحل بشكل فوري.

كيفية تفعيل الإجراءات التلقائية

لتفعيل إنشاء الإجراءات التلقائية:

1. افتح وحدة الإجراءات
2. اذهب إلى إعدادات الإجراءات.
3. تحديد خيار إنشاء الإجراءات التلقائية.
4. تفعيل خيار الإجراءات التلقائية.
5. ضبط الأولوية الافتراضية، والمُعيَّن، ومدة الاستحقاق.
6. احفظ الإعدادات.

بعد التفعيل، سيتم إنشاء الإجراءات تلقائيًا عند حدوث أي فشل في التفتيش مستقبلًا.

ماذا يحدث بعد تفعيل الإجراءات التلقائية

بمجرد التفعيل:

• تؤدي استجابات التفتيش غير الناجحة إلى إنشاء إجراءات تصحيحية تلقائيًا.
• يستلم المستخدمون المُعيّنون إشعارًا بوجود المشكلة.
• يتم تطبيق المواعيد النهائية بناءً على الإعدادات المهيّأة.
• تظهر الإجراءات فورًا في لوحات التتبع.
• يمكن للمشرفين متابعة تقدّم الحل في الوقت الفعلي 📊

هذا يضمن انتقال المشكلات مباشرة من مرحلة الاكتشاف إلى مرحلة الحل.

متى يتم استخدام الإجراءات التلقائية

الإجراءات التلقائية مفيدة بشكل خاص في:

• عمليات تفتيش السلامة.
• فحوصات الامتثال للنظافة.
• مراقبة حالة المعدات.
• سير عمل التحقق من الصيانة.
• عمليات تفتيش الالتزام التنظيمي
• عمليات التدقيق التشغيلية متعددة الفروع.

تكون مثالية عندما تكون هناك حاجة إلى استجابة تصحيحية سريعة.

أفضل الممارسات لاستخدام الإجراءات التلقائية

لضبط الإجراءات التلقائية بشكل فعّال:

• تحديد مُعيّنين افتراضيين بشكل واضح.
• تحديد مدد استحقاق واقعية.
• تحديد مستويات أولوية مناسبة.
• تفعيل متطلبات الأدلة عند الحاجة.
• مراجعة الإجراءات المُنشأة بشكل دوري.

يساهم الضبط الصحيح في أن تدعم الإجراءات التلقائية الحل السريع والمنظم لملاحظات التفتيش عبر المؤسسة.