إنشاء جدول تفتيش
إنشاء جدول تفتيش في uAuditor يتيح للمسؤولين والمشرفين تعيين مهام تفتيش متكررة تلقائيًا للمستخدمين بناءً على قوالب محددة وفترات زمنية مسبقة.
تضمن الجداول تنفيذ عمليات التفتيش بشكل متسق عبر المواقع المختلفة دون الحاجة إلى التعيين اليدوي في كل مرة.
أين يتم إنشاء جداول التفتيش
يتم إنشاء جداول التفتيش من صفحة "التفتيشات المجدولة".
لإنشاء جدول تفتيش:
- اذهب إلى "التفتيشات المجدولة"
- اضغط على "إنشاء جدول"
- اختر النموذج
- قم بتعيين المستخدمين
- قم بتحديد التكرار والتوقيت
- قم بتحديد فترة السماح
- احفظ الجدول
بمجرد الحفظ والتفعيل، يتم إنشاء المهام تلقائيًا وفقًا للإعدادات المحددة.
اختيار قالب التفتيش
الخطوة الأولى عند إنشاء جدول هي اختيار قالب التفتيش.
يحدد القالب المختار:
- هيكلية القائمة
- أسئلة التفتيش
- قواعد التقييم (الدرجات)
- إعدادات الأدلة المطلوبة
- أتمتة الإجراءات التصحيحية (إذا تم تفعيلها)
اختر قالبًا يتناسب مع النشاط التشغيلي الذي ترغب في مراقبته.
تعيين المفتشين
بعد اختيار القالب، قم بتحديد المستخدمين المسؤولين عن إكمال عملية التفتيش.
كل مستخدم مُعيّن:
- يتلقى مهام تفتيش متكررة
- يرى المهام في وحدة المهام
- يُكمل عمليات التفتيش قبل موعد الاستحقاق.
- يساهم في تتبع إكمال الجدول.
يمكن تعيين أكثر من مفتش لنفس الجدول عند الحاجة.
اختيار تكرار الجدول
يدعم uAuditor عدة فترات زمنية للجدولة:
يوميًا
يتم تعيين عمليات التفتيش يوميًا في وقت محدد.
أسبوعيًا
يتم تعيين عمليات التفتيش في أيام أسبوع محددة يتم اختيارها.
شهريًا
يتم تعيين عمليات التفتيش في يوم محدد من كل شهر.
سنوياً
يتم تعيين عمليات التفتيش في تاريخ محدد كل عام.
حسب
يتم تعيين عمليات التفتيش في أيام أسبوع محددة مع مرونة في تحديد التوقيت.
اختر تكرارًا يتناسب مع روتين العمل التشغيلي لديك.
تحديد وقت التعيين.
وقت التعيين يحدد متى تصبح مهام التفتيش متاحة للمستخدمين المعيّنين.
على سبيل المثال:
- تقوم عملية تفتيش يومية في الساعة 9:00 صباحًا بإنشاء مهمة جديدة كل يوم في هذا الوقت.
- تقوم عملية تفتيش أسبوعية يوم الإثنين الساعة 8:00 صباحًا بإنشاء مهمة جديدة كل يوم إثنين.
تحديد أوقات واضحة للتعيين يحسّن اتساق عمليات التفتيش.
تكوين فترة السماح
تحدد فترة السماح المدة الزمنية المتاحة للمستخدمين لإكمال عملية التفتيش بعد تعيينها.
على سبيل المثال:
- 4 ساعات
- يوم 1
- عدة أيام أو أسابيع (حسب الإعدادات).
إذا تم إكمال عملية التفتيش بعد فترة السماح، يتم تصنيفها كـ "مكتمل متأخر".
إذا لم يتم إكمالها على الإطلاق، تصبح مفوّت.
تفعيل أو إيقاف الإشعارات
عند إنشاء جدول، يمكنك اختيار ما إذا كان المستخدمون المعيّنون سيتلقون إشعارات عند إنشاء المهام.
تساعد الإشعارات على:
- تذكير المفتشين بعمليات التفتيش المعيّنة لهم
- تحسين معدلات الإنجاز
- تقليل عمليات التفتيش التي يتم تفويتها
- زيادة مستوى المساءلة بين الفرق.
يمكن أيضًا استخدام الجداول الصامتة إذا لم تكن الإشعارات مطلوبة.
تفعيل الجدول
بمجرد اكتمال الإعدادات، يمكن تفعيل الجدول.
عند التفعيل:
- يتم إنشاء المهام تلقائيًا
- يتلقى المستخدمون المعيّنون مسؤوليات التفتيش
- يبدأ تتبع الإكمال فورًا
إذا ظل الجدول غير مُفعّل، فلن يتم إنشاء أي مهام حتى يتم تفعيله.
تعديل الجدول بعد إنشائه
يمكن تحديث الجداول في أي وقت.
تقدر تعدّل:
- اختيار النموذج
- المستخدمين المعيّنين
- التكرار
- وقت التعيين
- فترة السماح
- إعدادات الإشعارات
تنطبق التغييرات على المهام اللي راح تنشأ مستقبلًا بدون ما تأثر على عمليات التفتيش المكتملة.
أفضل الممارسات لإنشاء جداول التفتيش
لإنشاء جداول تفتيش فعّالة:
- طابق الجداول مع الروتين التشغيلي.
- حدّد المفتشين المسؤولين بشكل واضح.
- حدّد نوافذ زمنية واقعية للإتمام.
- تفعيل الإشعارات لعمليات التفتيش الحرجة
- مراجعة عمليات التفتيش التي تم تفويتها بشكل منتظم
- عدّل الجداول مع تطوّر سير العمل.
الجداول المنظمة بشكل جيد تساعد في الحفاظ على تغطية تفتيشية متسقة داخل مؤسستك.
