تعديل جداول التفتيش

تعديل جداول التفتيش في uAuditor يتيح للمشرفين والمدراء تحديث مهام التفتيش المتكررة عند تغيّر الاحتياجات التشغيلية.

تقدر تعدّل توقيت الجدول، المستخدمين المعيّنين، القوالب، ونوافذ الإتمام في أي وقت بدون ما تأثر على عمليات التفتيش اللي تمّ إنجازها بالفعل.

هذا يضمن إن الجدولة تظل متوافقة مع تطوّر سير العمل عبر مختلف المواقع.

متى يتم تعديل جدول التفتيش

قد تحتاج إلى تعديل الجدول عندما:

• تحتاج لتعديل تكرار التفتيش.
• تتغيّر مسؤوليات المفتشين.
• تحتاج إلى استخدام قالب مختلف.
• يجب تحديث وقت التعيين.
• تحتاج فترات السماح إلى تعديل.
• يجب تفعيل أو تعطيل الإشعارات.

تحديث الجداول يساعد في الحفاظ على دقة تغطية التفتيش.

كيفية تعديل جدول التفتيش

لتعديل جدول موجود:

1. اذهب إلى "التفتيشات المجدولة"
2. حدّد الجدول من القائمة.
3. انقر على قائمة الخيارات (النقاط الثلاث)
4. اختر "تعديل".
5. حدّث الحقول المطلوبة.
6. احفظ التغييرات.

تُطبَّق التحديثات على مهام التفتيش اللي راح تنشأ في المستقبل.

تحديث قالب التفتيش

يمكنك استبدال القالب المستخدم في الجدول إذا تغيّرت متطلبات التفتيش.

تغيير القالب يؤثر على:

• هيكلية القائمة
• أسئلة التفتيش
• إعدادات التقييم (الدرجات).
• قواعد الأدلة المطلوبة.

سيتم تطبيق القالب المحدّث على المهام الجديدة التي يتم إنشاؤها بعد حفظ الجدول.

تظل عمليات التفتيش المكتملة بدون تغيير.

تحديث المفتشين المعيّنين

تتيح الجداول تحديث المستخدمين المعيّنين في أي وقت.

بعد تحديث المستخدمين المعيّنين:

• يتم إنشاء مهام جديدة للمستخدمين المحدّثين.
• يتوقف المستخدمون الذين تمّت إزالتهم عن استلام المهام المستقبلية.
• تظل عمليات التفتيش المكتملة الحالية بدون تغيير.

هذا يساعد في الحفاظ على توافق المسؤوليات مع هيكل الفريق.

تغيير تكرار الجدول

يمكنك تعديل مدى تكرار تعيين عمليات التفتيش من خلال تغيير التكرار.

تشمل تحديثات التكرار المتاحة:

• يومي
• أسبوعي
• شهري
• سنوي
• فترات مخصصة.

تغييرات التكرار تُطبَّق فقط على مهام التفتيش المستقبلية.

تعديل وقت التعيين

وقت التعيين يحدد متى يتم إنشاء مهام التفتيش.

تحديث هذا الوقت:

• الورديات التي تظهر فيها المهام في قسم المهام.
• يؤثر على وقت إرسال الإشعارات (إذا كانت مفعّلة).
• يساعد في مواءمة عمليات التفتيش مع الروتين التشغيلي.

هذا يضمن أن عمليات التفتيش تحدث في الوقت الصحيح كل يوم أو دورة.

تحديث فترة السماح

فترة السماح تحدد المدة المتاحة للمستخدمين لإكمال عمليات التفتيش بعد التعيين.

تعديل فترة السماح:

• يغيّر مواعيد استحقاق المهام.
• يؤثر على تتبّع التأخير في إكمال المهام.
• يحسّن مرونة الجدولة.

هذا يساعد في مواءمة توقعات التفتيش مع ظروف العمل الفعلية.

تفعيل أو إيقاف الإشعارات

تتيح الجداول للمدراء التحكم فيما إذا كان المستخدمون المعيّنون يتلقّون تنبيهات عند إنشاء المهام.

يمكن أن تكون الإشعارات:

• مفعّلة لتحسين معدلات إكمال المهام.
• مُعطّلة للجدولة الصامتة في الخلفية.

تُطبَّق التغييرات فورًا على المهام التي سيتم إنشاؤها مستقبلًا.

تعديل الجداول النشطة مقابل غير النشطة

يمكن تعديل الجداول سواء كانت نشطة أو غير نشطة.

ومع ذلك:

• تستمر الجداول النشطة في إنشاء المهام بناءً على التحديثات.
• تظل الجداول غير النشطة متوقفة حتى يتم إعادة تفعيلها.

هذا يتيح إجراء تعديلات آمنة قبل إعادة تشغيل الجداول عند الحاجة.

ما الذي يحدث لمهام التفتيش الحالية

عند تعديل جدول:

• تظل عمليات التفتيش المكتملة بدون تغيير.
• تبقى المهام المعيّنة الحالية بدون تغيير.
• فقط المهام التي يتم إنشاؤها مستقبلاً تتبع الإعدادات المحدّثة.

هذا يحافظ على سجلات التفتيش التاريخية.

أفضل الممارسات لتعديل جداول التفتيش

لإدارة الجداول بشكل فعّال:

• راجع الجداول بشكل منتظم.
• حدّث المستخدمين المعيّنين عند تغيّر أدوار الفريق.
• عدّل التوقيت ليتوافق مع ورديات التشغيل.
• حسّن فترات السماح بناءً على اتجاهات الإكمال.
• راقب عمليات التفتيش الفائتة بعد التحديثات.

الحفاظ على تحديث الجداول يضمن بقاء عمليات التفتيش متسقة ومتوافقة مع أولويات التشغيل داخل مؤسستك.