الجداول الشهرية
تتيح الجداول الشهرية في uAuditor للمؤسسات تعيين مهام التفتيش تلقائيًا في يوم محدد من كل شهر وفي وقت مُحدد. يساعد ذلك على ضمان تنفيذ عمليات التفتيش التشغيلية والامتثال والأداء بشكل منتظم دون الحاجة إلى جدولة يدوية.
تُعد الجداول الشهرية مثالية لعمليات التفتيش التي تدعم المراجعات الدورية وأنشطة المراقبة طويلة المدى.
متى يتم استخدام الجداول الشهرية
تُستخدم الجداول الشهرية عادةً لعمليات التفتيش التي تتبع دورات مراجعة شهرية منظمة.
تشمل الأمثلة الشائعة:
- تقييمات أداء الفروع
- قوائم التحقق الخاصة بالتحقق من الامتثال
- عمليات تفتيش الصيانة الوقائية
- عمليات تدقيق السلامة
- تقييم حالة المعدات
- عمليات تفتيش المراجعة الإدارية
استخدام الجداول الشهرية يضمن تنفيذ عمليات التفتيش المهمة بشكل منتظم عبر جميع المواقع.
كيف تعمل الجداول الشهرية
عند إعداد جدول شهري:
- يتم اختيار يوم محدد من الشهر.
- يتم تحديد وقت التعيين.
- يتم إنشاء مهام التفتيش تلقائيًا كل شهر.
- يتلقى المفتشون المُعيّنون المهام في قسم المهام لديهم.
- يجب إكمال عمليات التفتيش خلال فترة السماح المُحددة.
كل مهمة يتم إنشاؤها تتبع نفس هيكل القالب.
اختيار يوم من أيام الشهر
تتيح الجداول الشهرية اختيار اليوم المحدد الذي يجب فيه إنشاء مهام التفتيش.
على سبيل المثال:
- اليوم الأول من كل شهر لتقارير الامتثال.
- اليوم الخامس عشر لمراجعات حالة المعدات.
- آخر يوم تشغيلي لتقييمات الأداء.
يساعد اختيار اليوم المناسب على مواءمة عمليات التفتيش مع دورات التقارير والتخطيط التشغيلي.
تحديد وقت التعيين.
يحدد وقت التعيين متى تظهر مهام التفتيش للمفتشين.
على سبيل المثال:
- يؤدي الجدول المُعيّن لليوم الخامس من كل شهر الساعة 10:00 صباحًا إلى إنشاء مهام تلقائيًا في ذلك الوقت كل شهر.
- يمكن للمفتشين بدء عمليات التفتيش فور التعيين.
- يتم تفعيل الإشعارات عند تمكينها
يساعد ثبات التوقيت على تحسين تتبع إكمال عمليات التفتيش وتعزيز مستوى المساءلة.
إدارة عمليات التفتيش الشهرية غير المُنجزة
إذا لم يتم إكمال عملية التفتيش خلال فترة السماح المحددة:
- تتحول حالة المهمة إلى "مفوّتة".
- يمكن للمشرفين متابعة أداء الإكمال
- يمكن اتخاذ إجراءات متابعة عند الحاجة.
يساعد تتبع عمليات التفتيش غير المُنجزة على الحفاظ على الالتزام وتحسين الرؤية التشغيلية.
تحديث الجداول الشهرية
يمكن تعديل الجداول الشهرية في أي وقت.
يمكنك تحديث:
- اليوم المحدد من الشهر
- وقت التعيين
- المفتشين المعيّنين.
- نموذج التفتيش
- فترة السماح
- إعدادات الإشعارات
تُطبَّق التغييرات فقط على مهام التفتيش التي سيتم إنشاؤها مستقبلًا.
أفضل الممارسات لإعداد الجداول الشهرية
أفضل الممارسات لإعداد الجداول الشهرية
- مواءمة توقيت عمليات التفتيش مع مواعيد تسليم التقارير
- تعيين المشرفين أو المديرين المسؤولين
- تجنّب جدولة عمليات التفتيش في الأيام غير التشغيلية
- تفعيل الإشعارات لعمليات التفتيش المهمة
- مراجعة اتجاهات إكمال عمليات التفتيش بشكل منتظم
تساعد الجداول الشهرية المؤسسات على الحفاظ على إشراف منتظم على الأداء التشغيلي وأنشطة الالتزام عبر مختلف المواقع.
