إنشاء مخالفة

يتيح إنشاء مخالفة في uAuditor للمشرفين والمستخدمين المخوّلين توثيق حالات عدم الامتثال التي يتم رصدها أثناء عمليات التفتيش أو المراجعات التشغيلية بشكل رسمي. تساعد المخالفات على تطبيق المعايير، وتحديد المسؤوليات، وتتبع تقدم المعالجة عبر المواقع والفرق المختلفة 📋

تُستخدم عادةً عندما تتطلب الإجراءات التصحيحية تصعيدًا رسميًا أو عند الحاجة إلى تطبيق جزاءات.

من يمكنه إنشاء المخالفات؟

يعتمد إنشاء المخالفات على الدور والصلاحيات الممنوحة لك.

عادةً، يمكن للمستخدمين التاليين إنشاء المخالفات:

• مسؤولي النظام
• مدراء الجودة
• مشرفو المناطق.
• مديرو المواقع (إذا كانت الصلاحيات تسمح).

يمكن للمستخدمين فقط رؤية المواقع والمعدات ضمن نطاق صلاحياتهم.

متى يتم إنشاء مخالفة؟

يجب إنشاء المخالفة عندما تكون المشكلة:

• تمثل مخالفة للسياسة.
• تؤثر على الامتثال التشغيلي.
• تتكرر بشكل متكرر عبر عمليات التفتيش.
• تتطلب تتبعًا رسميًا.
• تتطلب تصعيدًا يتجاوز الإجراءات التصحيحية المعتادة.
• تتعلق بالمعايير التعاقدية أو معايير الامتياز التجاري.
• تتطلب تطبيق الجزاءات.

يضمن ذلك أن تظل المخالفات ذات معنى وقابلة للتنفيذ.

خطوات إنشاء مخالفة

لإنشاء مخالفة:

1. افتح وحدة المخالفات.
2. اختر إنشاء مخالفة.
3. أدخل عنوانًا واضحًا للمخالفة.
4. أضف وصفًا تفصيليًا.
5. حدد الموقع المتأثر.
6. حدد المعدات ذات الصلة (إن وُجدت).
7. اختر نوع المخالفة.
8. حدد موعدًا نهائيًا للمعالجة.
9. أدخل قيمة الجزاء (اختياري).
10. أضف متابعين لتلقي التحديثات.
11. أرفق الوسائط أو المستندات الداعمة.
12. احفظ المخالفة.

بمجرد الحفظ، تصبح المخالفة مرئية لأصحاب المصلحة المعنيين وفقًا للصلاحيات الممنوحة.

إضافة الأدلة الداعمة

تُعزّز المرفقات توثيق المخالفة وتُحسّن قابليتها للتتبع.

يمكنك رفع:

• الصور.
• الفيديوهات.
• المستندات.
• مراجع التفتيش.

تساعد الأدلة الفرق على فهم المشكلة بشكل واضح وتدعم تقارير الامتثال.

تعيين المتابعين

المتابعون هم المستخدمون الذين يتلقون تحديثات حول تقدم المخالفة.

قد يشمل المتابعون:

• المشرفون
• مسؤولو الامتثال
• مديرو المناطق
• قيادات العمليات.

يضمن ذلك الشفافية أثناء عملية المعالجة.

تحديد قيمة الجزاءات

إذا كانت مؤسستك تستخدم الجزاءات ضمن سير عمل الإنفاذ، يمكنك تحديد قيمة مالية للمخالفة.

تُستخدم قيم الجزاءات عادةً من أجل:

• إنفاذ الامتثال في الامتياز التجاري.
• الالتزامات التعاقدية.
• المخالفات المتكررة.
• التتبع التنظيمي.
• برامج المساءلة الداخلية.

يعتمد إعداد الجزاءات على سياسة المؤسسة.

اختيار أنواع المخالفات

تساعد أنواع المخالفات في تصنيف القضايا لأغراض التقارير والتتبع.

أمثلة:

• مخالفات النظافة
• مخالفات السلامة
• المخالفات التشغيلية.
• مخالفات الصيانة.
• مخالفات التوثيق.

يُحسّن التصنيف الموحد دقة التحليلات والتقارير.

مثال على حالة استخدام

مثال توضيحي:

يلاحظ المشرف أثناء التفتيش سوء التعامل مع المعدات.

يقوم بما يلي:

• ينشئ سجل مخالفة.
• يحدد المعدات المتأثرة.
• يرفق أدلة مصوّرة.
• يحدد موعدًا نهائيًا للمعالجة.
• يُخطر الإدارة الإقليمية كمتابعين.

يتم بعد ذلك تتبّع المشكلة حتى يتم حلها.

أفضل الممارسات لإنشاء المخالفات

لإنشاء مخالفات فعّالة:

• استخدم عناوين واضحة ووصفية
• تضمين شروحات تفصيلية.
• إرفاق الأدلة الداعمة كلما أمكن.
• تحديد تواريخ استحقاق مناسبة.
• إخطار أصحاب المصلحة المعنيين.
• تطبيق الجزاءات بشكل موحد عند الحاجة.

يضمن إنشاء المخالفات في uAuditor تسجيل قضايا عدم الامتثال بشكل رسمي، ومراقبتها، وحلها بطريقة منظمة وخاضعة للمساءلة.