إعداد المراقبين

تعيين المراقبين في uAuditor يتيح للمشرفين إضافة مستخدمين محددين تلقائيًا كمراقبين عند إنشاء إجراءات تصحيحية من فشل التفتيش. يتلقى المراقبون رؤية لتقدم الإجراء دون مسؤولية تنفيذه.

هذا يضمن بقاء المشرفين ومديري الجودة وأصحاب المصلحة على اطلاع بسير الإجراءات التصحيحية عبر مختلف المواقع.

ما هم المراقبون

المراقبون هم المستخدمون الذين يمكنهم متابعة الإجراء دون أن يتم تعيينهم لحله.

يمكن للمتابعين:

• عرض تفاصيل الإجراء
• تلقي تحديثات على تغييرات الحالة
• مراجعة الأدلة المرفقة
• متابعة تقدم الإجراءات التصحيحية
• المشاركة في التعليقات أو المناقشات

يساعدون في الحفاظ على الشفافية في جميع عمليات الإجراءات التصحيحية.

كيف يعمل المراقبون في الإجراءات التلقائية

عند تكوين المراقبين لإنشاء الإجراءات التلقائية:

1. عند فشل أحد عناصر التفتيش
2. يقوم النظام بإنشاء إجراء تصحيحي تلقائيًا.
3. يتم إضافة المراقبين المُكوَّنين إلى الإجراء.
4. يتلقى المراقبون رؤية لدورة حياة الإجراء.
5. يمكن للمراقبين متابعة تقدم الإكمال.

هذا يضمن بقاء أصحاب المصلحة الرئيسيين على اطلاع دون تدخل يدوي.

لماذا يتم تكوين المراقبين الافتراضيين

يساعد إعداد المراقبين الافتراضيين المؤسسات على:

• تحسين الإشراف على الإجراءات التصحيحية.
• إبقاء المشرفين على اطلاع تلقائيًا.
• تعزيز المساءلة بين الفرق.
• دعم مراقبة الامتثال.
• تقليل الحاجة للمتابعة اليدوية.

المراقبون يكونون مفيدين بشكل خاص في البيئات متعددة المواقع حيث تكون هناك حاجة للمراقبة المركزية.

من يجب إضافته كمراقبين

تشمل أدوار المراقبين النموذجية:

• مدراء الجودة
• مشرفو العمليات
• مديري المواقع.
• مسؤولو الامتثال
• منسقو الصيانة

إضافة المراقبين المناسبين تحسن الرؤية دون إرهاق المستخدمين التشغيليين.

كيفية تكوين المراقبين للإجراءات التلقائية

لتكوين المراقبين:

1. افتح وحدة الإجراءات
2. اذهب إلى إعدادات الإجراءات.
3. انتقل إلى إعدادات إنشاء الإجراءات التلقائية.
4. حدد قسم المراقبين.
5. اختر المستخدمين الذين سيتم إضافتهم تلقائيًا.
6. احفظ الإعدادات.

سيتم إضافة المراقبين المختارين إلى الإجراءات التلقائية التي يتم إنشاؤها حديثًا.

ماذا يحدث بعد إضافة المراقبين

بمجرد تكوين المراقبين:

• يتلقون إمكانية الاطلاع عند إنشاء الإجراءات.
• يمكنهم متابعة التحديثات والتقدم.
• يمكنهم مراجعة الأدلة الداعمة.
• قد يتلقون إشعارات حسب إعدادات الإشعارات.
• يبقون كمراقبين ما لم يتم تعيينهم يدويًا كمسؤولين.

هذا يدعم المراقبة المنظمة دون تغيير ملكية المهمة.

أفضل الممارسات لتعيين المراقبين

لتكوين المراقبين بشكل فعّال:

• تضمين المشرفين المسؤولين عن التحقق.
• تجنب إضافة مستخدمين غير ضروريين.
• مواءمة المراقبين مع هياكل التقارير.
• مراجعة قوائم المراقبين بشكل دوري.
• دمج إعدادات المراقبين مع إعدادات الإشعارات.

التكوين الصحيح للمراقبين يضمن بقاء الإجراءات التصحيحية مرئية لأصحاب المصلحة المناسبين مع الحفاظ على وضوح المسؤولية عن الحل.