تحديث عملية التفتيش الخاصة بمهمة
في uAuditor، يمكن للمفتشين تحديث عملية تفتيش مرتبطة بمهمة مجدولة إذا تم البدء بها ولكن لم يتم إكمالها بعد. يتيح ذلك للمستخدمين متابعة الإجابة على الأسئلة، أو تعديل الردود، أو إضافة الأدلة الناقصة قبل تقديم تقرير التفتيش النهائي.
تحديث عمليات التفتيش يضمن الدقة والاكتمال قبل تقديم المهمة.
متى يمكن تحديث عملية التفتيش
يمكن تحديث عملية التفتيش المرتبطة بمهمة عندما:
- تم بدء التفتيش بالفعل
- التفتيش ما زال قيد التنفيذ
- لم يتم إرسال التفتيش بعد
- الموعد النهائي للمهمة لم ينتهِ بعد (حسب الصلاحيات)
يتيح هذا للمفتشين مواصلة عملهم دون الحاجة لإعادة بدء التفتيش
كيفية تحديث التفتيش من مهمة
لتحديث التفتيش المرتبط بمهمة:
- افتح وحدة المهام.
- ابحث عن المهمة المرتبطة بالتفتيش
- اختر "متابعة التفتيش"
- تفتح صفحة إجابات التفتيش
- قم بتحديث الإجابات حسب الحاجة
- احفظ التفتيش أو أكمله
تظل المهمة مرتبطة بالتفتيش طوال العملية بالكامل.
ما الذي يمكن تحديثه أثناء التفتيش
أثناء تحديث التفتيش، يمكن للمستخدمين:
- تعديل إجابات أسئلة قائمة التحقق
- رفع أو استبدال الأدلة
- إكمال الحقول الإلزامية غير المُجابة
- تعديل الملاحظات أو التعليقات
- تصحيح المواقع أو الأصول أو المستخدمين المحددين (إن وُجد)
تساعد هذه التحديثات في ضمان بقاء بيانات التفتيش دقيقة وكاملة.
تحديث التفتيش قبل الإرسال
يُوصى بمراجعة التفتيش بعناية قبل إرساله.
يجب على المفتشين:
- التأكد من أن جميع الأسئلة الإلزامية تمت الإجابة عليها
- إرفاق الأدلة الإعلامية المطلوبة
- التحقق من الإجابات المحددة
- التحقق من تفاصيل الموقع والمعدات
- التأكد من صحة إدخالات التقييم
إكمال هذه التحققات يحسّن دقة التقارير
ماذا يحدث بعد إكمال التفتيش المُحدّث
بمجرد تقديم عملية التفتيش:
- يتم تحديث حالة المهمة تلقائيًا.
- يعتمد وقت الإكمال على ما إذا كانت المهمة ستُصنَّف كمكتملة أو مكتملة متأخرة
- يصبح التفتيش متاحًا في التقارير والتحليلات
- يمكن للمشرفين مراجعة نتائج التفتيش
يضمن ذلك بقاء عمليات التفتيش المجدولة مُتابَعة بشكل صحيح.
تحديث التفتيش بعد الموعد النهائي
إذا تم تحديث التفتيش وإرساله بعد فترة السماح:
- تتغير حالة المهمة إلى "مكتملة متأخرة"
- يبقى التفتيش صالحًا
- لا يزال بإمكان المشرفين مراجعة النتائج بشكل طبيعي
يساعد ذلك في الحفاظ على وضوح الرؤية حتى عند تأخر عمليات التفتيش.
أفضل الممارسات لتحديث التفتيش المرتبط بالمهام
لتحديث التفتيش بكفاءة:
- مراجعة إجابات التفتيش قبل الإرسال
- إكمال الحقول الإلزامية مبكرًا
- إرفاق الأدلة الداعمة أثناء التفتيش
- مراقبة مواعيد استحقاق المهام أثناء التعديل
- إرسال التفتيش فور الانتهاء من التحديثات
تحديث التفتيش من المهام يضمن دقة التقارير ويدعم تنفيذًا متسقًا لعمليات التفتيش المجدولة عبر مختلف المواقع.
